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Políticas de tratamiento de datos personales

1. Propósito, Alcance y Usuarios

ANIMAL S LTDA se complace en saludarle y con base en su visita le hace saber que establece la Política para el tratamiento de datos personales en cumplimiento de la Ley Colombiana y de Comercio Internacional, en protección recíproca de nuestra relación comercial especialmente de usted como cliente y consumidor en sus datos personales, usted es nuestra prioridad para el continuo crecimiento con fortaleza empresarial.

El propósito de esta política es cumplir con los parámetros establecidos por la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”. Reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, que amplía con mayor detalle conceptos y parámetros abordados en la primera, por el Decreto 886 de 2014 “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012”, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos, así como cualquier otra normativa que sea emitida en referencia al cumplimiento de los artículos 15, 61, 78 y 333 de la constitución política de Colombia y en general para garantizar el derecho de habeas data.

Esta política tiene como alcance todos los registros que contengan datos personales y tengan un tratamiento por parte de ANIMAL S LTDA como responsable de ellos, en ejercicio de su objeto social.

Los usuarios de esta política son todos los integrantes en calidad de socios, directivos empleados, clientes, usuarios, proveedores y en general cualquier persona que tenga contacto contractual con ANIMAL S LTDA., entregando sus datos personales.

2. Marco Legal

• Artículos 15, 61, 78, 333 de la Constitución Política de Colombia
• Ley 599 de 2000 adicionada por la Ley 1273 de 2009
• Ley 1266 de 2008 Reglamentada por el Decreto 2952 de 2010.
• Ley 1480 de 2011
• Ley 1581 de 2012 reglamentada por el Decreto 1377 de 2013 y 886 de 2014.
• Ley 1755 DE 2015

3. Responsable

ANIMAL S LTDA., identificada con Nit Nº 830024429-0, su domicilio principal en Calle 73 20 – 65 en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, correo electrónico tratamientodedatos@animalsveterinaria.com y teléfono fijo 57-1-5941920

4. Definiciones

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales

2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, informando de la existencia de estas políticas, la forma de acceso, aplicación de ellas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento.

4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables

5. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

6. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

9. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

10. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

11. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

12. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. Principios

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la ley es una actividad que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

2. Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos ni divulgados sin previa autorización del titular, sin perjuicio de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; en general, toda la información se trata por ANIMAL S LTDA bajo el principio de la buena fe.

5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del este o del Encargado designado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente política y el marco legal en restricción y protección de datos.

7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad, restricción y protección a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación contractual con alguna de las labores o actividades que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente política y el marco legal en protección de datos.

6. Autorización

ANIMAL S LTDA., en cumplimiento del marco legal en protección de datos personales, utilizará mecanismos para obtener la autorización y consentimiento previo e informado del, cliente y usuario para el tratamiento de los mismos.

En dicha autorización se informará de forma clara y expresa al titular, el tratamiento al que serán sometidos sus datos, el carácter facultativo de las respuestas sobre datos sensibles, sobre datos de niños, niñas y adolescentes, los derechos y responsabilidades que le asisten como titular.

ANIMAL S LTDA, como responsable del tratamiento guardará prueba de la autorización otorgada por los titulares conforme a ley.

De acuerdo con al artículo 10 de la ley 1581 de 2012 los casos en que no será necesaria la autorización son:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos.
e) Estadísticos o científicos.
f) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

7. Tratamiento y Finalidad

ANIMAL S LTDA., en ejercicio de su objeto social recolecta y trata los datos personales de sus clientes, socios y directivos, empleados y proveedores actuando como responsable del correspondiente tratamiento.

La finalidad para la cual se recolecta y da tratamiento a los diferentes datos personales es:

Base de datos

Clientes
Tipo de Información: Datos de identificación, de ubicación, de contenido socio económico y clínicos de animales bajo su custodia.

Finalidad: Los datos personales de los clientes serán tratados para la correcta comercialización de los productos y servicios contratados a ANIMALS LTDA., en cumplimiento de su objeto social, utilizándolos para identificación, contacto, facturación, cobros y pagos, cumplimiento contractual, entrega de productos y servicios, servicio al cliente, evaluaciones de calidad, entrega de información comercial, fines históricos y estadísticos, gestión contable y financiera, procedimientos y controles veterinarios de los animales bajo custodia del titular, entre otros, dentro de una relación comercial.

Empleados
Tipo de Información: Datos de identificación, de ubicación, de contenido socio económico y datos biométricos.

Finalidad: Los datos personales de los empleados y su núcleo familiar serán tratados dentro del cumplimiento derivado de la relación laboral, utilizándolos para identificación, control de acceso, contacto, gestión laboral, selección de personal, cobros y pagos, cumplimiento de parafiscales, prevención de riesgos laborales, promoción de personal y gestión contable y financiera, entre otros, que se desarrolle dentro de la relación laboral.

Socios y Directivos
Tipo de Información: Datos de identificación, de ubicación, de contenido socio económico y datos biométricos.

Finalidad: Los datos personales de los socios y directivos y su núcleo familiar serán tratados dentro del cumplimiento derivado de su vinculación, utilizándolos para identificación, control de acceso, contacto, gestión, dirección, cobros y pagos, cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales, conforme a ley.

Aspirantes a Vacantes
Tipo de Información: Datos de identificación, de ubicación y de contenido socio económico.

Finalidad: Los datos personales de los aspirantes a vacantes y su núcleo familiar, incluyendo su hoja de vida, serán tratados teniendo como finalidad el cumplimiento derivado de un proceso de selección de personal.

Proveedores
Tipo de Información: Datos de identificación, de ubicación y de contenido socio económico.

Finalidad: Los datos personales de los proveedores serán tratados para la adquisición de bienes y servicios requeridos para el ejercicio del objeto social de ANIMAL S LTDA., utilizándolos para identificación contacto, adquisición de bienes y servicios, cobros y pagos, gestión contable y financiera que aplique a la relación cliente - proveedor, históricos, entre otros, dentro de una relación comercial.

Video Vigilancia
Tipo de Información: Datos de identificación.

Finalidad: Los datos personales de los visitantes a las instalaciones de ANIMAL S LTDA., en relación con el sistema de videovigilancia serán utilizados para propósitos de seguridad y control en las instalaciones físicas, entre otros que se puedan presentar en relación a la seguridad física de las mismas.

Visitantes
Tipo de Información: Datos de identificación, de ubicación, sensibles y de contenido socio económico.

Finalidad: Los datos personales de los visitantes diferentes a clientes que se dirijan a las oficinas, áreas administrativas y operativas de ANIMAL S LTDA., tendrán como finalidad propósitos de seguridad y control de visitantes en las instalaciones y cumplimiento del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, entre otros que se puedan presentar en relación a la seguridad física del edificio y la operación del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

8. Deberes

ANIMAL S LTDA., en su rol de responsable del tratamiento de los datos y de las bases existentes en la compañía, cumplirá los siguientes deberes:

a. Garantizar al Titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b. Solicitar y conservar en las condiciones previstas en la presente política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular en los términos y facultades de ley.

c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente política.

i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política en cumplimiento del marco legal, de protección de datos personales descrito en el capítulo “marco legal” de la presente política.

k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente política y el marco legal en protección de datos personales y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Derechos de los Titulares de los Datos Personales

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante el responsable del tratamiento, ANIMAL S LTDA. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a ANIMAL S LTDA. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012 “Casos en que no es necesaria la autorización”.

3. Ser informado por ANIMAL S LTDA., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en el marco legal de protección de datos descrito en el capítulo “2. Marco Legal” de la presente política y toda existente y futura norma que la modifiquen, adicionen o complementen.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la constitución.

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

10. Área Responsable

ANIMAL S LTDA., dispone que el área administrativa es la encargada de tramitar las peticiones, consultas y reclamos por el titular de la información. Mediante estas, puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

Para contactar al área encargada se ha dispuesto el buzón de correo electrónico tratamientodedatos@animalsveterinaria.com y la dirección física Calle 73 20 – 65 en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.

11. Procedimientos

Para efecto de atender las peticiones, consultas y reclamos que el titular pueda tener sobre el tratamiento de sus datos personales y en garantía de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, ANIMAL S LTDA., ha dispuesto los siguientes procedimientos:

1. Atención a consultas: El titular podrá realizar una consulta en referencia al tratamiento de sus datos existentes en las bases tratadas por ANIMAL S LTDA.

Para esto, debe enviar una solicitud escrita dirigida a ANIMAL S LTDA., a algunos de los dos canales dispuestos, correo electrónico o dirección física, descritos en el capítulo “Área Responsable” de la presente política.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, en su defecto, los términos serán los contenidos en la Ley 1755 de 2015.

2. Atención de Quejas y Reclamos: El titular que tenga una queja en relación al tratamiento de sus datos o que considere que los datos deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de las leyes en referencia en el aparte 2, podrán presentar una petición, queja o reclamo., en los términos del numeral anterior y acompañado de los documentos que la sustente si fuera necesario.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado para que dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos en el registro asociado al titular una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha del recibo y cumplimiento del requerimiento. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, en su defecto, los términos serán los contenidos en la Ley 1755 de 2015.

12. Seguridad de la información

ANIMAL S LTDA., acatando el principio de seguridad en el tratamiento de los datos personales proporcionará las medidas técnicas, humanas legales y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Lo anterior dentro de los esfuerzos diligentes de gestión del riesgo de seguridad de la información, minimizando la probabilidad de violación de confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales de los cuales ANIMAL S LTDA., es responsable, en ese sentido la gestión de riesgo de seguridad de la información trae consigo el remanente de un riesgo residual que dado el caso se tratará como una acción infortunada, fuera del alcance de ANIMAL S LTDA.

13. Vigencia

La presente política de Protección para el Tratamiento de Datos Personales está aprobada y es vigente desde el 28 de octubre de 2016.

ANIMAL S LTDA., le alegra saludarle y con base en su visita le reitera que establece la Política para el tratamiento de datos personales en cumplimiento de la Ley Colombiana y de Comercio Internacional, en protección recíproca de nuestra relación comercial especialmente de usted como cliente y consumidor en sus datos personales, usted es nuestra prioridad para el continuo crecimiento con fortaleza empresarial y estamos siempre a la vanguardia legislativa en las actualizaciones de rigor, atentos a ampliar, modificar, complementar nuestra Política.
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